Fonctionnement des promotions

AGES – Fonctionnement des promotions

Les promotions de chaque programme sont identifiées par leur nom, leur département et l’année à laquelle ils finissent. Le nom de chacune des promotions doit terminer par les lettres « US ». Ce nom représente votre promotion! Vous devez en être fier et il doit vous ressembler. Une liste des noms déjà utilisés est disponible au bas de la page.

COMITÉ DE PROMOTION

Le comité de promotion doit être élu lors d’une Assemblée de Promotion. Il doit y avoir un(e) président(e), un(e) responsable de la trésorerie et un(e) responsable des activités socio-culturelles.

Voici un résumé des responsabilités pour chacun des postes:

Présidence
  • Représenter la promotion auprès de l’AGES
  • Coordonner les activités de la promotion avec le reste du comité.
RESPONSABLE DES ACTIVITÉS SOCIO-CULTURELLES
  • Être le responsable de la promotion pour les 5@8 de l’AGES
  • Organiser des activités pour la promotion avec le reste du comité
  • Être présent à la rencontre des Resp. Socio. organisée par l’AGES
RESPONSABLE DE LA TRÉSORERIE
  • Être le responsable des finances de la promotion

Dès la formation du comité, la promotion doit s’enregistrer sur le site internet de l’AGES et fournir les informations de contact de ces trois personnes. En s’inscrivant, la promotion accepte les Règlements Généraux de l’AGES et s’engage à les respecter où à subir les pénalités applicables.

En cas de besoin, l’AGES peut entrer en contact avec le comité de promotion pour les tenir informés des assemblées générales, entre autres.

L’AGES va communiquer avec les responsables des activités socio-culturelles pour la préparation des activités sociales du jeudi soir pour toute la session.

FINANCEMENT – ACTIVITÉS SOCIALES DE L’AGES

100% des profits générés par ces activités sociales sont distribués aux promotions à la fin de la session. Afin d’y avoir accès, chaque promotion doit fournir des bénévoles afin d’assurer la sécurité et le service tout au long de la soirée. Chaque fois qu’une promotion s’implique, cette dernière gagne une part. Une fois que tous les revenus et dépenses sont comptabilisés, les profits sont distribués proportionnellement au nombre de parts qu’une promotion a gagné.

Cet argent pourra ensuite être utilisé par la promotion pour organiser d’autres activités sociales comme les intégrations, le bal de fin de bacc., des sorties. L’argent peut aussi être utilisé pour l’achat de matériel promotionnel comme un chandail de promotion, la mosaïque et un album.

FINANCEMENT – COTISATIONS

À la fin de la session, en plus de donner les parts d’activités sociales aux promotions, l’AGES verse 35% des cotisations des membres aux promotions. En effet, chaque membre paie une cotisation à l’AGES au début de la session. Cette cotisation permet à l’AGES d’offrir tous les services dont les membres bénéficient.

COMPTE DE PROMOTION

L’argent est directement versé dans le compte de promotion géré par l’AGES. Lors de l’inscription de la promotion, le compte est automatiquement créé. Il est toujours disponible d’avoir un solde et un relevé de transaction sur demande à l’adresse suivante : ages.finances@usherbrooke.ca. Une telle demande doit être faite par un des membres du comité de promotion (Président, Trésorier ou Responsable des activités socio-culturelles) et doit inclure toutes les informations nécessaires (nom de promotion, département, année de finissants).

COMPTE DE PROMOTION – DÉPOTS

Il est toujours possible de déposer de l’argent dans le compte de la promotion. Pour se faire, les chèques ou l’argent comptant doit être dans une enveloppe scellée, bien identifiée. Il est possible de noter la raison du dépôt afin de faciliter le suivi plus tard. Le dépôt peut se faire à tout moment, dès que le local de l’AGES est ouvert. Le Responsable des Finances de l’AGES va envoyer un courriel à tout le comité de promotion contenant une confirmation du dépôt  ainsi que le nouveau solde du compte lors de sa prochaine permanence à l’AGES.

COMPTE DE PROMOTION – RETRAITS

Il est aussi possible d’effectuer des retraits. Pour effectuer un retrait, un courriel doit être envoyé à ages.finances@usherbrooke.ca au moins 1 semaine avant la date où vous voulez avoir l’argent. Ce délai va permettre d’avoir l’argent liquide nécessaire ou de bien préparer le chèque. Ce courriel doit être envoyé en copie conforme à tous les membres du comité de promotion et doit inclure les informations suivantes :

  • Identification de la promotion (nom, programme, année)
  • Raison du retrait (facture)
  • Type de retrait (en argent ou en chèque)

Si aucune facture n’est disponible au moment du retrait, elle devra être acheminée à l’AGES dès sa réception.

Lorsque le retrait sera prêt par le Responsable des Finances de l’AGES, ce dernier va répondre à votre courriel en vous notifiant que le retrait est prêt et que vous pourrez aller le chercher au bureau de l’AGES lors des heures d’ouverture.

QUESTIONS

Si vous avez des questions, vous pouvez envoyer un courriel à ages.finances@usherbrooke.ca.

Liste des noms déjà utilisés :

Anhydrus
Anonymus
Arbus
Arsenicus
Avogadrus
Bacchus
Biolicious
Bœuf angus
Bwazanplus
Brutus
Calinus
Chewbaccus
Cockus
Correkus
Dominus
DorsPlus
Envirus
Éthanolophilus
Famous
Genius
Gradius
Heptus
Hautement non-trivius
Icarus
Imaginus
Infini ++
Invictus
Jean-Christophe-Martin-Dubrus
Kryptonus
Lapsus
Lotus
Magik Fungus
Marvellus
Mezenplus
Mister Walrus
Moebius
Mordicus
Nostradamus
Nucléus
Octavarius
Octopus
Oculus
Optimus
Platypus
Prometheus
Pt-Bonus
Quarantedeus
Rhésus
Salade de Chus
Spankus
Spartacus
S-pion-rus
Stimulus
Supercalifragilistecexpialidocious
Superhérus
Toysaurus
Tyrannosaurus
Vertus
Why so Serious
X-tremofitus glorius